رضا جوالچی : ERP سیستمی جامع است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخش های موجود دریک سازمان با استفاده ازیک سیستم کامپیوتری واحد را دارد که بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخش ها را برآورده سازد. این کار با استفاده از یک نرم افزار کامپیوتری انجام می شود که به وسیله یک دیتابیس واحد، امکان به اشتراک گذاری اطلاعات و ارتباط بخش های مختلف را با یکدیگر برقرار می سازد. این نرم افزار از تعدادی ماژول نرم افزاری تشکیل شده است که هر یک بخشی از وظایف موجود در شرکت را بر عهده دارند. اغلب نرم افزارهای ERP آنقدر منعطف هستند که شرکت های خریدار قادرند تعدادی از ماژول های مورد نیاز یا همه آنها را نصب و به کار گیرند. به عنوان مثال شرکت خریدار قادر است فقط ماژول های منابع انسانی (HR) و مالی را از این بسته نرم افزاری، خریداری، نصب و مورد استفاده قرار دهد.
به طور کلی هدف اصلی و اولیه ERP آن است که فرآیند دریافت سفارش از مشتری و پردازش آن تا مرحله نهایی را بهبود بخشد. به عنوان مثال وقتی یک سفارش رسیده از سوی مشتری وارد سیستمERP می شود، همه اطلاعات لازم جهت تکمیل و ارائه این سفارش، در آن موجود است. اطلاعات مربوط به اینکه آیا مشتری سفارش دهنده، اعتبار کافی نزد شرکت را دارد یا خیر از ماژول مالی به دست می آید و به همین ترتیب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودی انبار کالا و مواد اولیه مربوط به این سفارش، از ماژول انبار استخراج می شود. با به کارگیری این سیستم، کاربران تنها وارد کننده داده و اطلاعات به سیستم نیستند بلکه آنها از این پس وظیفه سنگینی را بر عهده خواهند داشت زیرا در مورد سوالاتی از قبیل اینکه «آیا مشتری به موقع بدهی خود را بابت سفارش دریافتی خود خواهد پرداخت؟» «آیا ما قادر خواهیم بود به موقع سفارش مورد نظر را تحویل مشتری دهیم؟» و سوالاتی از این قبیل، کاربران سیستم باید بتوانند سریعاً تصمیم گیری لازم را انجام دهند واین تصمیمات روی کل فرآیندERP تاثیر گذار خواهد بود. به علاوه سایر کاربران در بخش های دیگر نیز لازم است اطلاعات را به روز وارد سیستم کنند. به عنوان مثال اگر مسوول سیستم انبار در مورد سطح موجودی انبار اشتباهی مرتکب شود، شرکت ممکن است بسیاری از مشتریان خود را به دلیل اطلاعات نادرست درمورد کافی نبودن میزان موجودی از دست بدهد.